Dịch vụ đám mây (Cloud) đã trở thành một phần thiết yếu cho cả cá nhân và doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành dữ liệu. Nhờ khả năng truy cập và quản lý dễ dàng, quy trình làm việc đã được cải thiện đáng kể, khiến nó trở nên quen thuộc trong cuộc sống của chúng ta.

Nhưng bạn có biết rằng gần đây, ngành công nghiệp đám mây và nhiều doanh nghiệp đang bắt đầu nhìn về hướng ngược lại? Một xu hướng quay trở lại với hệ thống tại chỗ (On-premise) đang diễn ra.

Đám mây và Tại chỗ. Chúng thực sự là gì, và nên xây dựng theo loại hình nào để đạt hiệu quả?

SaaS và On-Premise, chúng là gì?

Khi quyết định sử dụng phần mềm vận hành dữ liệu đã thu thập, các doanh nghiệp luôn phải trăn trở để tối ưu hóa hiệu quả công việc và phát huy tiềm năng. Hai phương thức triển khai tiêu biểu là ‘SaaS’ (Phần mềm như một dịch vụ) dựa trên nền tảng đám mây, và ‘On-Premise’, được cài đặt tại trung tâm dữ liệu của chính tổ chức. Mỗi phương thức đều có những ưu và nhược điểm rõ ràng, và việc lựa chọn phụ thuộc vào cách quản lý của từng công ty, do đó rất khó để khẳng định phương thức nào tốt hơn.

Mặc dù gần đây ngày càng có nhiều công ty quay trở lại với On-Premise do các quy định quốc tế và vấn đề chi phí, nhưng thực tế là hầu hết các doanh nghiệp vẫn lựa chọn hệ thống đám mây vì tính linh hoạt và khả năng truy cập tốt.

Đầu tiên, SaaS là phần mềm dựa trên đám mây, cung cấp dịch vụ cho người dùng thông qua trình duyệt internet. Nó hoạt động dưới hình thức được hỗ trợ và cung cấp các tài nguyên mạng như máy chủ, lưu trữ từ một công ty lưu trữ (hosting). Bằng cách trả phí, bạn có thể tự do sử dụng trung tâm dữ liệu của công ty đó. Ưu điểm chính là không phải lo lắng về việc bảo trì và giảm bớt gánh nặng chi phí ban đầu.

Phần mềm On-Premise là một dịch vụ sở hữu, nơi cá nhân hoặc doanh nghiệp tự xây dựng và vận hành máy chủ, kho lưu trữ, và mạng lưới trong không gian vật lý của riêng mình, thay vì nhận cung cấp từ xa. Đây là phương thức mà hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng trước khi dịch vụ đám mây ra đời. Mặc dù chi phí ban đầu có thể hơi cao do phải tự lắp đặt và vận hành, nhưng nhiều công ty vẫn tiếp tục sử dụng vì các vấn đề như bảo mật.

Để dễ hình dung, hãy nghĩ đến sự khác biệt giữa thuê xe và sở hữu xe riêng. Với xe thuê, bạn trả một khoản phí hàng tháng và công ty cho thuê sẽ lo mọi việc bảo trì, nhưng bạn lại ít có quyền tự quyết trong việc vận hành xe và khó quản lý chi phí dựa trên mức độ sử dụng. Ngược lại, xe riêng thuộc sở hữu cá nhân nên bạn có thể tự do vận hành, mang lại hiệu quả về mặt quản lý và chi phí. Tuy nhiên, bạn có thể phải đối mặt với gánh nặng chi phí mua ban đầu, tìm chỗ đậu xe và phải tự mình quản lý.

Giống như xe hơi có ưu và nhược điểm, các loại hình triển khai phần mềm cũng vậy. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.

Phương thức nào phù hợp với công ty của chúng ta?

Đầu tiên, hãy nói về chi phí. Có thể chia thành chi phí ban đầu và chi phí phát sinh. Như đã đề cập, SaaS có chi phí gia nhập ban đầu tương đối thấp. Đây là dịch vụ cho thuê dựa trên đăng ký (subscription), bạn trả một khoản phí cố định hàng tháng hoặc hàng năm, và trả thêm phí tùy thuộc vào số lượng người dùng hoặc phạm vi sử dụng. Điều này có nghĩa là chi phí ban đầu có thể thấp, nhưng chi phí trong tương lai có thể biến động. Việc triển khai On-Premise đòi hỏi chi phí cao hơn so với SaaS vì bạn phải tự xây dựng không gian, kho lưu trữ và mạng cho máy chủ. Ngoài ra, có thể phát sinh thêm chi phí nhân sự để thuê nhân viên bảo trì. Tuy nhiên, ưu điểm là gánh nặng về chi phí bảo trì liên tục và chi phí phát sinh theo cách sử dụng sẽ ít hơn.

Thứ hai là quá trình triển khai và vận hành. SaaS cực kỳ tiện lợi, chỉ cần có internet là có thể đăng ký và triển khai, đồng thời dễ dàng truy cập từ bất cứ đâu. Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai, và ngay cả khi có thêm người dùng mới, việc cấp quyền và yêu cầu tính năng cũng rất đơn giản. Tuy nhiên, vì đây là mô hình cho thuê nên quyền sở hữu thuộc về công ty lưu trữ, có nghĩa là bạn phải phụ thuộc vào các dịch vụ họ cung cấp và không thể tùy chỉnh theo quy trình làm việc riêng của công ty. Hiệu suất cũng có thể bị ảnh hưởng bởi môi trường internet. Với On-Premise, khả năng truy cập sau khi triển khai cũng tốt tương tự SaaS, nhưng quá trình thiết lập ban đầu đòi hỏi nhiều không gian và chi phí có thể khá phức tạp. Vì được xây dựng trên máy chủ riêng, việc thêm phần mềm hoặc nhân sự mới có thể hơi rườm rà. Tuy nhiên, vì bạn có toàn quyền kiểm soát, bạn có thể quản lý linh hoạt, xây dựng quy trình theo cách mình muốn và tạo ra nhiều tùy chọn hơn, giúp nâng cao đáng kể hiệu quả công việc. Độ bền của máy chủ cũng có thể làm giảm các sự cố có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.

Thứ ba là bảo mật. Như đã đề cập, lý do lớn nhất khiến các công ty quay trở lại với On-Premise gần đây là chi phí và bảo mật. Khi khối lượng và tầm quan trọng của dữ liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, không thể không lo lắng về vấn đề bảo mật. Với SaaS, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đám mây của công ty lưu trữ, và các công ty này đầu tư rất nhiều vào việc xây dựng bảo mật để tạo dựng niềm tin. Tuy nhiên, vì họ lưu trữ dữ liệu của rất nhiều công ty, họ luôn là mục tiêu của các cuộc tấn công. Hơn nữa, sự khác biệt trong tiêu chuẩn quản lý dữ liệu giữa các quốc gia có thể dẫn đến các vấn đề như không thể lấy lại dữ liệu hoặc vi phạm các quy định bảo mật. Mặc dù vậy, nhiều công ty lưu trữ đám mây vẫn đang liên tục cải thiện bảo mật của mình. Bảo mật của hệ thống On-Premise có thể nói là do sự đầu tư của chính công ty quyết định. Vì máy chủ vật lý được đặt trong không gian thuộc sở hữu của công ty, nó tương đối an toàn trước các tác động từ bên ngoài. Với toàn quyền kiểm soát, nếu công ty liên tục quan tâm và vận hành việc kiểm tra và giám sát bảo mật của riêng mình, họ có thể duy trì hiệu suất bảo mật ở mức cao và ngăn chặn rò rỉ. Ngược lại, cần lưu ý rằng việc cắt giảm đầu tư vào bảo trì hoặc vận hành lỏng lẻo có thể gây ra thiệt hại bảo mật khổng lồ.

Như vậy, việc lựa chọn loại hình triển khai phụ thuộc vào tình hình hiện tại và quy trình làm việc của cá nhân và doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao Walla vận hành cả hai phương thức, để đảm bảo bạn có thể vận hành một công cụ tạo biểu mẫu an toàn và dễ truy cập ở bất cứ đâu.

Bạn có biết rằng Walla cung cấp ‘Dịch vụ triển khai Walla On-Premise’, hỗ trợ cả việc xây dựng và bảo trì, để giúp bạn dễ dàng áp dụng một hệ thống On-Premise vốn có thể khó tiếp cận ban đầu?

Biến Walla thành công cụ tạo biểu mẫu chuyên dụng của riêng công ty bạn

Từ các vấn đề bảo mật khác nhau đến những môi trường không thể thoát khỏi các phương thức đã sử dụng từ lâu, thực tế là nhiều cơ quan và doanh nghiệp trong nước gặp khó khăn trong việc áp dụng phần mềm mới hoặc dịch vụ đám mây do nhiều hạn chế. Đó là lý do tại sao chúng tôi đề xuất triển khai On-Premise để xây dựng một công cụ tạo biểu mẫu dành riêng cho công ty của bạn, trên bất kỳ máy chủ nào bạn đang quản lý. Hiện đã có nhiều doanh nghiệp sử dụng Walla để xây dựng các công cụ tạo biểu mẫu phù hợp với quy trình kinh doanh của họ.

Sử dụng Walla Form Builder dưới dạng dịch vụ On-Premise có những ưu điểm gì?

Đây là phương thức cài đặt và quản lý trực tiếp trên máy chủ và trung tâm dữ liệu mà công ty bạn sở hữu. Bạn không chỉ có thể tự vận hành mà tất cả dữ liệu thu thập được đều được lưu trữ nội bộ, không phải bên ngoài. Một ưu điểm lớn là nó có thể được cài đặt trên bất kỳ máy chủ nào bạn đang sử dụng, giúp đơn giản hóa việc quản lý. Hơn nữa, để giảm bớt gánh nặng vận hành trực tiếp sau khi thiết lập, chúng tôi cung cấp các bản cập nhật phiên bản mới nhất và dịch vụ bảo trì để thu thập và phân tích dữ liệu tối ưu cùng với việc gia hạn giấy phép hàng năm.

Ngay cả khi sử dụng theo phương thức SaaS, Walla vẫn tự hào có tính bảo mật cao nhờ công nghệ độc quyền, trong đó việc phân tích dữ liệu chỉ diễn ra trên trình duyệt và dữ liệu gốc không bao giờ được gửi đến AI của chúng tôi. Điều này có nghĩa là chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ bảo mật tối ưu khi cài đặt trên máy chủ nội bộ của bạn, giúp bạn loại bỏ trước những lo ngại về bảo mật.

Hơn nữa, chúng tôi không chỉ cung cấp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu đơn thuần mà còn có tính năng ‘AI tự động hóa phân tích VOC’ để cải thiện hiệu quả công việc, tự động phân loại và phân tích các ý kiến khách hàng (VOC) dạng câu hỏi mở mà trước đây phải xử lý thủ công.

Trong một môi trường không ngừng thay đổi, lượng dữ liệu đang tăng lên theo cấp số nhân. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng một phần mềm tối ưu vừa quản lý hiệu quả công việc, vừa cân nhắc đến bảo mật và chi phí không hề dễ dàng. Chúng tôi hy vọng Walla sẽ đồng hành cùng bạn trên hành trình tìm ra phương thức phù hợp nhất cho công ty của mình, và nếu chúng tôi có thể giúp ích, xin đừng ngần ngại yêu cầu sự giúp đỡ bất cứ lúc nào.