ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) คือผู้ดูแลสินทรัพย์ที่ล้ำค่าที่สุดของบริษัท นั่นก็คือ "บุคลากร" ซึ่งหมายความว่าในทุกๆ วัน คุณต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดประเภทหนึ่ง นั่นคือข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและผู้สมัครงาน

ตั้งแต่การได้รับเรซูเม่ฉบับแรก, การประเมินผลการปฏิบัติงานระหว่างการจ้างงาน, ไปจนถึงขั้นตอนการลาออก ทุกช่วงของวงจรชีวิตพนักงาน (Employee Lifecycle) ล้วนเกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ของไทยทั้งสิ้น การจัดการที่ไม่เหมาะสมไม่เพียงแต่นำมาซึ่งความเสี่ยงทางกฎหมาย แต่ยังทำลายความไว้วางใจที่พนักงานมีต่อองค์กรอีกด้วย

คู่มือฉบับปฏิบัตินี้จะนำเสนอแนวทางที่สำคัญในการจัดการข้อมูลบุคลากรในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตพนักงาน เพื่อให้ทีม HR ของคุณทำงานได้อย่างมั่นใจและสอดคล้องกับข้อกำหนด

ช่วงที่ 1: การสรรหาและว่าจ้าง (Recruiting & Hiring)

นี่คือจุดสัมผัสแรกในการสร้างความไว้วางใจ กระบวนการที่โปร่งใสและเป็นมืออาชีพจะสร้างความประทับใจแรกที่ดีให้กับผู้สมัคร

• ความท้าทาย: การได้รับเรซูเม่ในรูปแบบที่แตกต่างกันทางอีเมล และการจัดการข้อมูลผู้สมัครด้วยตนเองในไฟล์ Excel ซึ่งไม่มีประสิทธิภาพและเสี่ยงต่อการรั่วไหล

• แนวทางปฏิบัติ:

  1. ใช้แบบฟอร์มการสมัครงานออนไลน์ที่เป็นมาตรฐาน: สร้างแบบฟอร์มการสมัครงานที่เป็นทางการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นในรูปแบบที่มีโครงสร้างตั้งแต่แรก

  2. แจ้งวัตถุประสงค์และขอความยินยอม: ระบุอย่างชัดเจนในแบบฟอร์มว่าข้อมูลจะถูกใช้เพื่อ "กระบวนการพิจารณาคัดเลือกในครั้งนี้" เท่านั้น

  3. จัดการข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือก: หลังจากสิ้นสุดกระบวนการสรรหา ควรลบข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกตามนโยบายของบริษัท (เช่น เก็บไว้ 6 เดือนเพื่อพิจารณาตำแหน่งในอนาคต) หรือตามคำร้องขอของเจ้าของข้อมูล หากต้องการเก็บข้อมูลไว้ต่อ จำเป็นต้องได้รับความยินยอมที่ชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูล

ช่วงที่ 2: การเริ่มงานและระหว่างการจ้างงาน (Onboarding & Employment)

เมื่อพนักงานเริ่มงานแล้ว ฝ่าย HR จะต้องจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนมากยิ่งขึ้น ซึ่งมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่มากขึ้น

• ความท้าทาย: ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน เช่น เงินเดือน, ผลการประเมิน, ข้อมูลสุขภาพ กระจัดกระจายอยู่ในไฟล์ต่างๆ ทำให้ยากต่อการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง

• แนวทางปฏิบัติ:

  1. หลักการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น: รวบรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องโดยตรงกับสัญญาจ้าง, การจ่ายเงินเดือน, และสวัสดิการประกันสังคมเท่านั้น

  2. การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย: จัดเก็บข้อมูลบุคลากรที่ละเอียดอ่อนไว้ในระบบที่มีการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด หลีกเลี่ยงการใช้ไฟล์ Excel บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

  3. การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control): กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคลากร HR ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

  4. การสำรวจความคิดเห็นพนักงานแบบไม่ระบุตัวตน: เมื่อทำการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน ควรใช้เครื่องมือที่สามารถรับประกันการไม่เปิดเผยตัวตน เพื่อส่งเสริมให้พนักงานแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา

ช่วงที่ 3: การลาออก (Resignation & Offboarding)

การเดินทางของพนักงานสิ้นสุดลง แต่ความรับผิดชอบของ HR ในการคุ้มครองข้อมูลยังไม่จบ

• ความท้าทาย: การไม่ลบข้อมูลของอดีตพนักงานในเวลาที่เหมาะสม หรือการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการสัมภาษณ์ก่อนลาออก (Exit Interview) อย่างไม่ปลอดภัย

• แนวทางปฏิบัติ:

  1. กำหนดนโยบายการลบข้อมูล: กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลของอดีตพนักงานตามที่กฎหมายแรงงานกำหนด (เช่น บันทึกการจ่ายเงินเดือน) และจัดทำกระบวนการลบข้อมูลที่ปลอดภัย

  2. บันทึกการสัมภาษณ์ก่อนลาออกที่ปลอดภัย: ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ที่ปลอดภัยในการสัมภาษณ์ก่อนลาออก เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ได้รับจะถูกบันทึกและป้องกันอย่างเหมาะสม

  3. การยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงทันที: ในวันที่พนักงานลาออก ต้องแน่ใจว่าสิทธิ์การเข้าถึงระบบทั้งหมดของบริษัท (อีเมล, อินทราเน็ต ฯลฯ) ของพนักงานคนนั้นถูกยกเลิกโดยสมบูรณ์แล้ว

บทสรุป: บทบาทใหม่ของ HR - จากผู้ดูแลสู่ผู้พิทักษ์ความไว้วางใจ

บทบาทของ HR ในยุคใหม่ได้เปลี่ยนจากผู้ดูแลงานธุรการแบบดั้งเดิม ไปสู่การเป็นผู้พิทักษ์หลักในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ และการเคารพพร้อมทั้งปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานคือรากฐานที่สำคัญที่สุดในการสร้างความไว้วางใจนั้น

Walla นำเสนอเครื่องมือสร้างฟอร์มที่ปลอดภัยและสอดคล้องกับข้อกำหนดที่ทีม HR ต้องการในทุกช่วงของวงจรชีวิตพนักงาน ตั้งแต่แบบฟอร์มการสมัครงานที่ปรับแต่งได้ ไปจนถึงการสำรวจความคิดเห็นพนักงานแบบไม่ระบุตัวตน Walla ช่วยให้คุณทำงานที่น่าเบื่อให้เป็นอัตโนมัติ และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง: การสร้างทีมที่ยอดเยี่ยมและวัฒนธรรมองค์กรที่น่าเชื่อถือ