對於中小企而言，線上表單只是簡單工具。對於大型企業，它卻是進入您最寶貴資產——客戶與員工資料——的主要入口。在香港，每一份經過此入口的個人資料，都受到《個人資料（私隱）條例》（PDPO）的規管。這意味著對大型組織來說，選擇哪個表單平台並非單純的 IT 決定，而是一項核心的管治及風險管理決策。

一般為休閒用途設計的線上表單工具，難以滿足企業遵守 PDPO 所需的安全性、規模及可審計性。那麼，究竟是什麼區分了基本工具與真正「企業級」平台？

答案在於五大支柱：控制與安全。

支柱一：多層級、毫不妥協的安全防護

PDPO 的資料保障原則 4（DPP4）要求機構採取一切「合理可行的措施」保障資料。對於處理大量敏感資訊的企業而言，這個標準極高。

• 企業級的含義： 不僅是基本加密，而是完整的多層級安全架構。包括 端對端加密（由瀏覽器至資料庫全程加密）、防禦常見網絡攻擊（如 SQL 注入及跨網站腳本），以及經常性審核及強化的基礎設施。

• 基本工具的不足： 多僅提供表層安全，欠缺深入且可審計的基礎設施，無法有效抵禦複雜威脅。

支柱二：細緻的存取控制與用戶管理

大型企業擁有不同角色的眾多員工，並非人人都應查看所有資料。

• 企業級的含義： 能夠透過 基於角色的存取控制（RBAC） 實踐「最小權限原則」。例如，市場分析師可查看統計結果，但不能接觸受訪者的個人識別資料（PII）；客服經理可查看自己轄區的聯絡資料，但不能存取其他區域。這種細緻控制對於防止內部資料外洩（DPP4 的重點）及限制資料僅用於原定目的（DPP3）至關重要。

• 基本工具的不足： 通常僅提供「檢視者」或「編輯者」等簡單角色分類，任何需要操作資料的人都可能獲得過度存取權。

支柱三：全面且不可變更的審計追蹤

一旦發生資料外洩，或個人資料私隱專員公署（PCPD）展開調查，您必須能證明誰在何時存取過哪些資料，以及他們如何處理。

• 企業級的含義： 提供詳細且 不可更改的審計日誌，記錄每一個重大動作——從用戶查看紀錄，到管理員變更權限設定。「不可更改」意味著無法刪除或篡改，確保問責的可靠證據。

• 基本工具的不足： 可能只具備簡單的「版本歷史」，缺乏必要的細節與不可更改性，無法在法律上站得住腳。

支柱四：自動化的資料生命周期管理

PDPO 的資料保障原則 2（DPP2）明文禁止保存資料超過所需時間。對於擁有數以百萬計紀錄的企業而言，手動刪除舊資料幾乎不可能。

• 企業級的含義： 能夠建立並 自動化資料保留與刪除政策。例如，可設定規則，在提交 24 個月後自動匿名化或刪除客戶回饋調查資料，確保大規模遵循。

• 基本工具的不足： 它們常淪為「資料墳場」，默認無限期保存資料，每天都在累積不必要的合規風險。

支柱五：對資料駐留的控制權

對於全球性企業而言，控制資料實際存放位置是管理法律風險以及遵守 PDPO 跨境資料傳輸指引的根本要求。

• 企業級的含義： 能夠選擇資料存放地點。平台應提供明確選項，例如位於亞太區的安全數據中心，讓企業有清晰且可辯護的合規策略。

• 基本工具的不足： 通常將資料存放於遍布全球的伺服器，卻缺乏透明度與控制權，導致法律上的不確定性。

Walla：為 PDPO 合規而設的企業級平台

這五大支柱正是企業級資料治理平台的設計原則。Walla 正是基於這些原則而打造，為香港企業提供：

• 多層級安全架構 與端對端加密。

• 進階 角色存取控制，由內而外保護資料。

• 全面且不可更改的審計追蹤，確保真正問責。

• 自動化資料生命周期管理，遵循資料保留規則。

• 明確的資料駐留控制，應對跨境傳輸風險。

結論

對香港企業而言，您的資料收集工具直接反映了您對私隱與安全的承諾。不要將就使用會製造風險的基本工具，選擇能提供控制、安全與審計能力的企業級夥伴，才能符合業務與 PDPO 的高標準。