對於初創公司和中小企來說，Google Forms 是一個快捷、免費又熟悉的收集資料方式，看似完美的解決方案。您可以輕鬆建立問卷、在 Google Sheet 收集回應，然後繼續日常業務。

然而，在像香港這樣成熟且高度監管的市場，「方便」往往隱藏著危險。

香港的《個人資料（私隱）條例》（PDPO）是一部成熟並積極執行的法律，對企業處理個人資料提出了清晰的責任要求。雖然 Google Forms 是一個靈活的工具，但它並非為合規而設計，依賴它可能讓您的業務暴露於重大風險之中。

讓我們逐一檢視 Google Forms 與 PDPO 六大資料保障原則（DPPs）的差距。

1. 透明度挑戰（DPP1：收集目的）

PDPO 規定，您必須在收集資料時或之前，提供《個人資料收集聲明》（PICS），清楚解釋收集目的及個人權利。

• Google Forms 缺口： 沒有專門設計的欄位用於展示 PICS。雖然可以在表單描述中加入文字，但這並非為法律聲明而設，容易被忽略。平台本身亦不會強制執行此透明度要求。

• 風險： 未能在收集時正確告知使用者，即直接違反 DPP1。

2. 資料保留問題（DPP2：保存期限）

DPP2 明確規定：個人資料不可保留超過達成原定目的所需的時間。因此，您必須制定資料生命週期政策。

• Google Forms 缺口： 這是重大不足。Google Forms 及相關的 Google Sheets 完全沒有內置的資料保留或自動刪除功能。所收集的資料會無限期留在試算表內，除非您記得手動刪除。

• 風險： 形成「資料墳場」，充斥著過時且不必要的資訊。手動刪除不但低效，亦容易出錯，極可能違反 DPP2 的要求。

3. 安全性的黑箱（DPP4：資料安全）

DPP4 要求您採取一切「切實可行的步驟」保障個人資料。這正是通用公有雲工具最大風險所在。

• Google Forms 缺口：

  • 跨境資料傳輸： Google 在全球伺服器網絡儲存資料，您的資料極可能不會存放於香港，這立即涉及 PDPO 下的跨境資料傳輸問題。

  • 薄弱的存取控制： Google Sheet 的權限基本是「全有或全無」。編輯者可查看所有資料，並能將整份數據匯出為 CSV，輕易在本地電腦形成不受控的副本。無法限制特定欄目或列的存取權限。

  • 不足的稽核軌跡： Google 僅提供基本活動紀錄，卻缺乏強大且不可更改的稽核功能，難以在監管機構前證明誰在何時存取了資料、進行了何種操作。

• 風險： 無法證明已採取「切實可行的步驟」保障資料，令您極易違反 DPP4。

4. 難以履行用戶權利（DPP6：資料查閱）

根據 DPP6，個人有權要求查閱其資料，企業必須及時回應這些資料查閱請求（DARs）。

• Google Forms 缺口： 如果企業使用多個 Google Forms 以不同目的收集資料，並沒有集中式儀表板可統一檢視個人所有資料。要履行 DAR，往往需在大量分散的試算表中逐一手動搜尋，既耗時又易出錯。

• 風險： 未能在法定期限內完整提供個人資料，即違反 DPP6 的要求。

解決方案：專為合規而設的平台

要符合 PDPO，資料收集策略必須建立在以私隱與安全為核心的工具之上。這正是 Walla 的優勢所在。

• 內建透明度： Walla 架構允許您在每個收集點標準化、清晰展示 PICS。

• 自動化資料生命週期管理： Walla 可讓您設定並自動執行資料保留政策。當資料達到保存期限，平台會自動封存或刪除，確保符合 DPP2。

• 預設安全設計： Walla 從根本上為資料設置防護，提供 端對端加密、細緻存取控制 以及 全面稽核軌跡，幫助您履行 DPP4。

• 集中式資料管理： 所有透過 Walla 收集的資料都儲存在單一安全中心，讓資料查閱請求能快速、有效、可稽核地處理。

結論

Google Forms 雖然是進行一般、非敏感性調查的好工具，但它從來不是為滿足 PDPO 這類嚴格私隱法規而設計的。

在資料保留、安全性與用戶權利管理方面的缺陷，對任何在香港經營的嚴肅企業而言，都是過大的風險。

不要在存在嚴重合規缺口的基礎上建立您的資料營運。

升級至專為合規與安全而設的平台，為企業帶來 PDPO 所要求的控制力、安全與安心。