在上一篇文章中，我們指出了香港企業在使用 Google Forms 收集資料時，根據《個人資料（私隱）條例》（PDPO）所面臨的重大合規風險。結論非常清晰：若涉及嚴肅的資料收集工作，更強大的工具不是奢侈，而是必需。

接下來的自然問題是：「那麼，我們應該用什麼？」 市場上有許多功能強大的表單工具，但不少是針對美國或歐洲市場而設計。要確保合規，香港企業必須根據 PDPO 的六大資料保障原則（DPPs）來評估替代方案。

以下是幾個最佳選擇，並根據其協助您滿足 PDPO 合規要求的能力進行評估。

1. Walla：以合規為核心的平台

與一般的表單工具不同，Walla 是從零開始，專為符合 PDPO 等私隱法例而設計的安全數據治理平台。它不僅專注於資料收集，更重視在整個資料生命週期中安全、合規地管理資料。

• 為何最適合 PDPO：

  • 以安全為設計基礎（DPP4）： 提供 端對端加密、細緻的存取控制（可決定誰能看什麼），以及 完整的稽核軌跡 追蹤所有操作。

  • 自動化資料生命週期管理（DPP2）： 解決 Google Forms 最大的缺陷之一。您可以設定並自動化 資料保存政策，確保資料不會被保留過久，嚴格遵守保存原則。

  • 簡化的資料權利管理（DPP6）： 所有資料集中存放於一個安全的中樞，資料查閱請求（DARs）可以簡單且可稽核地處理。

  • 清晰的資料存放選項（針對第 33 條）： Walla 提供明確的資料存放選擇，包括亞太地區的安全數據中心，有助直接處理 PDPO 關於跨境資料傳輸的規定，形成明確且可辯護的資料存放策略。

• 最適合： 各類規模的香港企業，希望使用專為安全與合規設計的一站式解決方案。

2. Jotform：功能全面的強大工具

Jotform 是一個非常受歡迎且靈活的表單建置平台，擁有龐大的範本庫、進階邏輯設計與豐富的整合功能，遠比 Google Forms 強大。

• PDPO 優勢： 提供強大的安全功能，包括表單加密與密碼保護，有助於滿足 DPP4 的安全要求。其高度可自訂的表單也方便企業加入完整的《個人資料收集聲明》（PICS）。

• PDPO 弱點： 最大挑戰在於資料存放位置。Jotform 的伺服器主要位於美國與歐洲。這意味著收集的資料涉及跨境傳輸，企業需能在 PDPO 框架下合法地處理，增加了合規的法律複雜性。

• 最適合： 需要高階功能，並有合規資源管理跨境傳輸法律責任的企業。

3. Typeform：用戶互動體驗的領導者

Typeform 以美觀的「逐題互動」方式聞名。這種對話式體驗能大幅提升回覆率，深受市場推廣人員歡迎。

• PDPO 優勢： 其對話式介面非常適合以自然、可信的方式透明化解釋收集目的（DPP1）。同時具有穩固的安全基礎。

• PDPO 弱點： 與 Jotform 相似，其基礎設施主要在香港以外。這將責任轉嫁給企業，需確保所有跨境傳輸均符合 PDPO 規範。

• 最適合： 專注於用戶互動與回覆率的市場與客戶體驗團隊，並對資料傳輸責任有清晰理解。

4. Microsoft Forms：企業整合的選擇

對於深度使用 Microsoft 365 的組織而言，Microsoft Forms 是邏輯上最便捷的選擇。它能與 Excel、SharePoint、Power Automate 無縫整合。

• PDPO 優勢： 依託於 Microsoft Azure 雲端的企業級安全性，是滿足 DPP4 安全要求的良好起點，尤其適用於內部資料收集。

• PDPO 弱點： 資料存放與控制相對複雜。雖然 Microsoft 在亞洲也有數據中心，但要確保資料存於特定位置，往往需要高階企業方案及專業 IT 配置。它缺乏像 Walla 這樣專屬平台的明確資料存放保證，且並未提供自動化資料保存政策。

• 最適合： 已全面使用 Microsoft 365，並有成熟 IT 團隊處理合規與配置的大型企業。

結論：選擇為任務而設的工具

放棄 Google Forms 僅是第一步。更重要的一步，是選擇真正符合 PDPO 法律責任的替代方案。

許多工具雖然功能強大，但在資料保存與跨境傳輸的合規性方面，仍然留下重大漏洞。

像 Walla 這樣的平台，正是專為填補這些缺口而設，為香港企業在高度監管的市場中，提供安全、控制與安心。