香港的教育機構是城市未來的守護者——我們的學生。這份責任同樣涵蓋他們的個人資料，這些資料是最寶貴的資產之一。從入學表上的身份證號碼、敏感的健康紀錄，到成績單與家庭資訊，學校和大學每天都在處理大量高度敏感的資料。

根據香港《個人資料（私隱）條例》（PDPO），這種「資料監護人」的角色附帶著深遠的法律責任。截至 2025 年，隨著教育界的數碼轉型，依賴紙本檔案、未加密的試算表和一般的收集工具，已不再是安全或合規的選項。

以下是教育機構在 PDPO 框架下，安全收集與管理資料的五大核心策略。

1. 精準掌握家長同意（DPP1）

對於 18 歲以下學生的任何資料收集，PDPO 對「清晰且可驗證的家長或監護人同意」有嚴格要求。單純簽署紙本表格並存放在檔案櫃中，難以追蹤、管理或向監管機構證明。

• 挑戰： 如何有效地為數以千計學生的不同活動（例如照片使用、第三方電子學習平台授權）管理與記錄家長同意？

• 解決方案： 實施 數碼化、可稽核的同意管理系統。例如 Walla，能建立安全的電子同意表格，讓家長在線審閱與簽署，並生成集中化、帶有時間戳的紀錄，為您提供清晰的審計軌跡。

2. 建立集中且安全的「數碼資料庫」（DPP4）

學生資料往往分散在學校各處：成績在學生資訊系統（SIS）、健康資料在校醫室、家長聯絡資料則存放於行政檔案中。這種分散狀態造成多重弱點，是安全惡夢。

• 挑戰： 如何防止分散的資料遭受未經授權的存取、意外遺失或外洩？

• 解決方案： 唯一真正安全的方法是 集中且加密的資料庫。Walla 提供單一安全儲存庫，將所有學生資料集中於同一環境，並透過 端對端加密 保護，消除脆弱的資料孤島，創建單一可信來源。

3. 落實「最少知情」的存取控制（DPP4）

DPP4 要求防止未經授權的存取，這同樣包括內部人員。老師需要查看自己學生的成績，但不應存取家長的財務援助申請。

• 挑戰： 如何確保教職員僅能存取與職責相關的特定資料？

• 解決方案： 企業級平台可落實 角色為本的存取控制（RBAC）。Walla 允許您為不同使用者（如校長、行政職員）設定細緻權限，防止內部資料外洩並確保機密性。

4. 管理完整的學生資料生命週期（DPP2）

PDPO 的 DPP2 規定，不得保存超過必要時間。教育領域中，這個挑戰尤為複雜：成績單可能需保存數十年，但校外活動的家長同意書應及時刪除。

• 挑戰： 如何為數以千計學生的不同資料類型設定保存期限，而不至於成為繁瑣且容易出錯的手動流程？

• 解決方案： 唯一可行的方法是 自動化。Walla 讓您設定 自動化的資料保存與封存政策。永久紀錄能被安全封存以供長期查閱，而臨時資料則根據預設規則自動、安全地刪除，確保符合 DPP2。

5. 確保第三方資料共享的安全性

學校與大學需要向多個第三方共享資料，包括教育局（EDB）、香港考試及評核局（HKEAA）、以及各類軟件供應商。根據 PDPO，您的機構始終需對資料安全負責。

• 挑戰： 如何在與外部合作夥伴共享資料時保持控制，避免安全風險？

• 解決方案： 安全平台提供資料共享的控制與可稽核性。透過 Walla，您可以僅導出必要且最小化的資料集，並將每個操作記錄於 完整的審計軌跡 中，確保合作夥伴能以同等標準處理學生資料。

結論

保障學生資料是香港每所教育機構的基本責任。PDPO 已將這一點確立為法律要求。通過擺脫過時、分散的系統，採用專為教育行業挑戰設計的平台，您不僅能保護學生的資料，還能守護機構的寶貴聲譽。