Selama bertahun-tahun, Google Forms telah menjadi alat andalan bagi banyak sekali bisnis di Indonesia. Alasannya jelas: gratis, familier, dan sangat mudah digunakan. Untuk survei cepat atau formulir pendaftaran sederhana, ia tampak seperti solusi yang sempurna.

Namun pada tahun 2025, muncul sebuah pertanyaan kritis: Apakah yang 'mudah' itu masih 'aman'?

Dengan berlakunya Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Indonesia secara penuh, risiko hukum yang sering diabaikan bagi perusahaan yang menggunakan alat cloud global seperti Google Forms karena kebiasaan, kini menjadi sangat nyata. Artikel ini akan menganalisis risiko spesifik tersebut dan menunjukkan mengapa perubahan strategis diperlukan.

Masalah Inti: Google Forms dan Aturan Transfer Data Lintas Batas

Untuk memahami risikonya, kita harus terlebih dahulu mengerti cara kerja Google Forms. Ketika seorang pelanggan di Indonesia mengisi formulir Anda, data pribadi mereka dikirim dan disimpan di jaringan server global Google, yang lokasinya berada di luar wilayah Indonesia (misalnya, di Singapura, AS, atau Eropa).

Di sinilah konflik langsung dengan UU PDP muncul. UU PDP secara ketat mengatur dan membatasi transfer data pribadi warga negara Indonesia ke luar negeri. Transfer hanya diizinkan jika negara tujuan memiliki tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, atau jika ada perlindungan hukum lain yang memadai.

Secara default, penggunaan Google Forms untuk data pelanggan Indonesia merupakan tindakan transfer data lintas batas yang sulit untuk dibenarkan secara hukum di bawah UU PDP.

Risiko Spesifik untuk Bisnis Anda

Menggunakan Google Forms karena kebiasaan dapat membuat bisnis Anda menghadapi tiga risiko besar:

1. Sanksi Hukum dari Regulator

   Jika ditemukan melanggar aturan transfer data lintas batas, otoritas pelindungan data Indonesia dapat memberikan sanksi. Sanksi ini dapat berupa peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan pemrosesan data, hingga denda administratif yang signifikan.

2. Kerusakan Reputasi dan Kepercayaan Pelanggan

   Di era yang sadar akan privasi ini, berita bahwa perusahaan Anda menyimpan data pelanggan secara ilegal di luar negeri dapat merusak kepercayaan yang telah Anda bangun dengan susah payah. Kepercayaan pelanggan adalah aset yang tak ternilai.

3. Kurangnya Kontrol dan Tata Kelola Data

   Selain risiko hukum, Google Forms tidak dirancang untuk tata kelola data perusahaan yang serius. Tidak ada jejak audit (audit trail) yang jelas, kontrol akses yang terperinci, atau kebijakan penyimpanan data otomatis. Hal ini membuat pembuktian kepatuhan terhadap aspek lain dari UU PDP menjadi sangat sulit.

Alternatif yang Aman: Platform yang Dirancang untuk Kepatuhan

Solusinya bukanlah berhenti mengumpulkan data, melainkan melakukannya dengan alat yang dibangun untuk lingkungan peraturan modern. Ini adalah saatnya untuk beralih dari alat dasar ke platform strategis.

Walla adalah jawaban atas tantangan ini. Ia dirancang sebagai platform tata kelola data yang aman, yang secara proaktif mengatasi risiko yang ditimbulkan oleh alat generik.

Bagaimana Walla Menjadi Alternatif yang Aman:

• Menyelesaikan Masalah Lokalisasi Data

  Keunggulan utama platform seperti Walla adalah kemampuannya untuk memberikan kontrol atas data residency. Dengan hosting yang aman di kawasan APAC, Anda dapat mengelola data pelanggan Indonesia di lingkungan yang patuh, memecahkan masalah transfer data lintas batas sejak awal.

• Menyediakan Keamanan Tingkat Perusahaan

  Di luar lokasi, Walla melindungi data Anda dengan enkripsi end-to-end dan kontrol akses yang terperinci. Ini memenuhi kewajiban Anda di bawah UU PDP untuk mengamankan data yang Anda pegang dengan langkah-langkah yang memadai.

• Memungkinkan Kepatuhan yang Dapat Dibuktikan

  Dengan jejak audit yang komprehensif, Anda memiliki catatan yang jelas tentang praktik penanganan data Anda. Ini memberikan bukti nyata yang Anda butuhkan untuk menunjukkan kepada regulator bahwa Anda bertindak secara bertanggung jawab.

Kesimpulan

Menggunakan Google Forms karena kebiasaan di masa lalu bisa dimengerti. Namun, dengan penegakan penuh UU PDP, kenyamanan tersebut tidak lagi sepadan dengan risiko hukum dan reputasi yang signifikan.

Sudah waktunya untuk meningkatkan strategi pengumpulan data Anda dari 'mudah' menjadi 'aman dan cerdas'.

Lindungi bisnis Anda dan bangun kepercayaan pelanggan. Temukan bagaimana Walla menyediakan alternatif yang aman dan patuh untuk Google Forms, yang dirancang khusus untuk pasar Indonesia.