對於尋求快速、免費且操作簡便的資料收集方式的企業來說，Google Forms無疑是一個極具吸引力的工具。然而，當您的業務在澳門這個擁有獨特且嚴格的個人資料保護法規的市場中營運時，僅僅追求「方便」可能會讓您的企業陷入嚴重的合規風險。

澳門的《個人資料保護法》（PDPA）不僅僅是一套原則性指引，它包含了具體的、程序性的要求，而這些正是像Google Forms這樣的全球性通用工具在設計時未曾考慮到的。

以下，我們將深入分析企業在澳門使用Google Forms時，可能面臨的四大核心合規差距。

1. 關鍵障礙：無法有效履行GPDP的事前通知義務

這是澳門PDPA最獨特、也是最關鍵的要求。法律規定，企業在開始自動化處理個人資料之前，必須向個人資料保護辦公室（GPDP）提交通知，在某些情況下甚至需要獲得許可。

• Google Forms的差距：GPDP的通知表格要求企業詳細說明其數據處理活動，包括所採取的技術和組織安全措施。但Google Forms是一個龐大的全球公共雲端服務，作為普通用戶，您無法確切知道您的數據存儲在哪個國家的哪個伺服器上，也無法獲得Google內部詳細的安全架構文件來提交給監管機構。您對該基礎設施缺乏足夠的控制權和可見性，因此很難完成一份令GPDP滿意的、詳實的技術說明。

• 合規風險：無法在處理活動開始前有效地通知GPDP，是直接違反PDPA核心程序的行為，可能導致處罰。

2. 默認的風險：失控的跨境數據傳輸

澳門PDPA對將個人資料轉移至境外有嚴格的限制，要求目的地必須提供「足夠的保護水平」。

• Google Forms的差距：使用Google Forms，您的數據會被自動存儲在Google的全球伺服器網絡中，這些伺服器可能位於美國、歐洲或亞洲其他地區。這些地區並未被澳門GPDP自動認定為具有「足夠保護水平」。

• 合規風險：這意味著，您在創建表單的那一刻起，就在沒有適當法律保障措施（如獲得GPDP許可或簽訂標準合約條款）的情況下，預設進行了跨境數據傳輸。這是一個重大且持續存在的違規風險。

3. 「永久資料」問題：缺乏數據保留期管理

PDPA明確規定，個人資料的保存時間不得超過其收集目的所需的時間。

• Google Forms的差距：Google Forms及其關聯的Google Sheets沒有內建的數據保留或自動刪除功能。除非您手動刪除，否則收集到的資料將永久存放在電子表格中。

• 合規風險：這直接違反了數據保留期限原則。對於擁有大量資料的企業來說，依賴手動管理極不可靠，很容易導致違規。

4. 薄弱的環節：安全與內部存取控制

雖然Google為其雲端提供了強大的基礎設施安全，但企業作為「資料控制者」，仍有責任確保資料處理過程中的安全，特別是內部管理。

• Google Forms的差距：對Google Sheets的回應數據的存取權限通常過於簡單（例如，「編輯者」權限）。任何擁有編輯權限的人都可以查看、複製甚至下載整個數據集，從而創建一個不受控管的本地副本。此外，其活動日誌並非為滿足嚴格的監管審計要求而設計。

• 合規風險：企業無法向監管機構證明已採取所有適當措施來防止未經授權的內部存取和資料洩露，這違反了PDPA下的安全義務。

解決方案：專為澳門獨特法規設計的平台

要應對這些挑戰，企業需要的不是一個通用工具，而是一個能提供控制權、可見性和合規性文檔支持的平台。

Walla正是為此而生，旨在幫助企業應對澳門獨特的法律環境：

• 應對GPDP通知：Walla是一個獨立、可審計的系統。我們提供清晰的安全架構文檔，讓您可以充滿信心地填寫GPDP通知中的技術部分。

• 控制數據傳輸：通過在亞太地區提供清晰的數據駐留選項，Walla讓您能夠掌控數據的存放位置，為跨境傳輸合規性提供強而有力的、可辯護的策略。

• 自動化資料生命週期：Walla內建的自動化保留政策和精細的存取權限控制功能，確保您從設計上就滿足了安全和資料保留的義務。

結論

雖然Google Forms非常方便，但它在應對澳門PDPA的獨特要求（尤其是GPDP事前通知和跨境數據傳輸）方面，存在著重大且具體的合規風險。對於任何在澳門認真經營的企業來說，為了短期的方便而承擔長期的法律風險是得不償失的。