행사 참가비, 신청과 입금 확인을 따로 관리하고 있나요?
모임, 컨퍼런스, 세미나, 정기총회, 학술대회 같은 협회 행사를 준비하다 보면 참가 신청보다 참가비 확인에 더 많은 시간이 들기도 합니다.
신청자 명단은 온라인 폼에 있고, 입금 내역은 통장이나 결제 관리자에서 확인해야 합니다. 여기에 회원과 비회원의 참가비가 다르고, 영수증이나 세금계산서 요청까지 들어오면 담당자가 여러 자료를 계속 대조해야 합니다.
이 신청자는 정회원인가, 비회원인가?
참가비를 실제로 결제했는가?
신청자와 결제자 이름이 같은가?
세금계산서를 요청했는가?
동반 참가자와 식사 요청은 몇 명인가?
이런 업무를 줄이기 위해 왈라 협회 행사 참가비 수납 키트를 만들었습니다.
행사 신청부터 결제 정보까지 한 번에
이 템플릿은 단순한 참가 신청서가 아닙니다. 협회 행사를 운영할 때 반복해서 확인해야 하는 정보를 한 흐름으로 받을 수 있도록 구성했습니다.
1. 회원 유형별 참가비 구분
정회원, 준회원, 학생 회원, 비회원 등 참가자의 유형을 먼저 선택하게 할 수 있습니다. 행사 정책에 따라 회원 유형별 참가비를 다르게 안내하기 좋습니다.
온라인 행사와 오프라인 행사를 함께 운영한다면 참가 방식도 별도로 받을 수 있습니다.
2. 참가자와 동반 참석자 정보 수집
참가자의 이름, 연락처, 이메일뿐 아니라 소속 기관, 직책, 협회 회원번호를 함께 받을 수 있습니다.
여러 명이 함께 참가하는 경우에는 총 참가 인원과 동반 참가자 정보도 받을 수 있어, 명찰 제작이나 좌석 배치에 활용할 수 있습니다.
3. 식사와 접근성 요청도 미리 확인
오프라인 행사라면 식사 유형, 음식 알레르기, 휠체어 접근, 문자통역 등 운영자가 미리 준비해야 하는 사항을 신청 단계에서 확인할 수 있습니다.
행사 직전에 개별 연락으로 다시 조사해야 하는 일을 줄일 수 있습니다.
4. 결제자와 증빙 요청을 구분해서 수집
신청자와 참가비 결제자가 다를 수 있으므로 결제자 이름을 별도로 입력받도록 구성했습니다.
필요한 증빙도 선택할 수 있습니다.
카드 결제 영수증
현금영수증
세금계산서
증빙 불필요
세금계산서가 필요한 경우 기관명, 사업자등록번호, 수신 이메일과 사업자등록증도 함께 받을 수 있습니다. 실제 증빙 발급 가능 범위는 각 협회의 결제 정책에 맞게 안내해야 합니다.
5. 취소·환불 및 촬영 동의 확인
행사 취소·환불 기준과 사진·영상 촬영 동의를 신청 과정에 포함할 수 있습니다.
행사 7일 전, 3일 전, 당일 등 시점별 환불 기준을 미리 안내하고 확인을 받으면 행사 직전 발생하는 문의와 분쟁을 줄이는 데 도움이 됩니다.
이렇게 활용해 보세요
템플릿을 복제합니다.
행사명, 일정, 장소와 신청 마감일을 수정합니다.
회원 유형과 참가비를 실제 정책에 맞게 설정합니다.
불필요한 문항은 삭제하고 필요한 항목을 추가합니다.
간편결제필드에 판매자 정보와 참가비를 연결합니다.
테스트 신청과 결제를 진행한 뒤 참가자에게 공유합니다.
결제필드를 사용하려면 판매자 정보, 금액, 정산 및 환불 정책을 별도로 설정해야 합니다. 템플릿에 적힌 대괄호 안내 문구도 실제 행사 정보로 반드시 수정해 주세요.
이런 행사에 활용할 수 있어요
모임
협회 정기총회 및 연례행사
학술대회와 세미나
회원 대상 교육 프로그램
네트워킹 행사와 송년회
유료 포럼 및 컨퍼런스
자격 과정과 보수교육
참가 신청, 결제 확인, 증빙 요청을 각각 관리하느라 시간이 들고 있다면 하나의 신청 흐름으로 정리해 보세요.
[결제까지 받을 수 있는 행사 참가비 수납 키트 바로 사용하기]
https://home.walla.my/ko/template/conference-participation-fee-kit
