안녕하세요, 폼 빌더 서비스 왈라 팀입니다.
수백 개의 참가 기업, 수만 명의 관람객이 오가는 전시회와 박람회. 화려한 현장 뒤에는 담당자들의 피땀 어린 '데이터 관리' 노력이 숨어 있습니다.
참가 신청서부터 부스 시공 서류, 출입증 명단, 현장 이벤트, 그리고 최종 결과 보고서까지. 이 방대한 데이터를 엑셀과 메일로 씨름하고 계신가요?
오늘은 아시아 최대 스타트업 페어 NextRise(넥스트라이즈)가 2023년, 2024년 연속으로 왈라를 도입해 행사의 시작부터 끝까지(A to Z) 모든 데이터 흐름을 일원화한 성공 사례를 실제 사용된 폼 이미지와 함께 상세히 분석합니다.
또한, 대한민국 순환경제 페스티벌과 대한민국 농업박람회의 사례를 통해 각 행사의 특성에 맞는 폼 활용법도 함께 알아봅니다.
행사의 전 과정을 관통하는 데이터 솔루션
전시회 운영은 단발성 이벤트가 아닙니다. 장기간에 걸친 프로세스입니다. 왈라는 이 모든 과정을 끊김 없이 연결합니다.
▲ 왈라의 A to Z 응답 수집 프로세스: 참가자 모집부터 통계 보고서 제공까지, 왈라 하나로 전시 운영의 전 주기를 관리할 수 있습니다.
Hero Case: NextRise (2023~2026)
"준비는 철저하게, 운영은 매끄럽게, 분석은 완벽하게"
넥스트라이즈 운영사무국은 왈라를 통해 수천 개 참가 기업과 수만 명의 참관객 데이터를 완벽하게 통제했습니다. 단계별로 어떤 폼들이 사용되었는지 살펴보겠습니다.
1️⃣ 행사 준비: 빈틈없는 데이터 수집
행사 성공의 절반은 준비에 있습니다. 기업 정보, 로고, IR 자료 등 핵심 데이터를 누락 없이 모으는 것이 중요합니다.
① 기본 참가 서류 및 부스 시공 자료 제출
참가 기업들에게 가장 중요한 부스 시공 관련 서류를 받습니다. 3D 도면이나 구조계산서 같은 고용량/전문 파일도 왈라 폼으로 거뜬히 취합합니다.
▲ NextRise 2024 부스 관련 서류 제출 폼: '3D 투시도', '도면' 등 필수적인 대용량 파일을 파일 업로드 필드를 통해 안정적으로 수집합니다. 메일로 받을 때 생기는 누락을 방지합니다.
② 기업 아이덴티티(CI) 수집
홈페이지, 디렉토리 북, 현장 배너 등에 사용될 기업 로고를 수집합니다. 디자인 작업에 용이하도록 고해상도 파일(AI, PNG) 제출을 명시합니다.
▲ NextRise 2024 로고 제출 폼: 기업의 얼굴인 로고 파일을 정확한 규격으로 받아, 추후 디자인 팀의 작업 효율을 높입니다.
③ 스타트업 IR 자료 온라인 제출
투자자(VC) 매칭을 위한 핵심 자료인 IR 덱과 기업 소개서를 받습니다. 민감한 기업 정보가 포함되므로 보안 유지와 개인정보 동의 절차가 필수적입니다.
▲ NextRise 2023 스타트업 자료 제출 폼: '개인정보 제3자 제공 동의' 항목을 명확히 배치하여 법적 리스크를 관리하고 안전하게 자료를 수집합니다.
2️⃣ 행사 운영: 현장의 혼선을 '제로'로
행사 당일은 전쟁터와 같습니다. 정확한 사전 데이터만이 현장의 평화를 보장합니다.
① 상주 인원 및 1:1 밋업 출입 관리
일반 관람객과 구분되는 참가 기업 상주 인원과 비즈니스 밋업 참가자의 출입증을 사전 신청받습니다.
▲ NextRise 2023 상주자 출입증 신청 폼: 수천 명에 달하는 부스 상주 인원의 정보를 사전에 받아 현장 등록 데스크의 혼잡을 예방합니다.
▲ NextRise 2024 1:1 Meetup 명찰 신청 폼: "1개 기업 당 최대 2명" 등 구체적인 가이드를 제공하여, 비즈니스 매칭 참가자의 정확한 명찰 정보를 확보합니다.
② 현장 이벤트 운영 및 당첨자 관리
부스 방문 유도나 SNS 바이럴을 위한 현장 이벤트를 진행하고, 당첨자의 경품 수령 정보를 효율적으로 수집합니다.
▲ NextRise 2024 이벤트 당첨자 정보 수집 폼: "제출 기간: 5월 24일 18시까지"처럼 마감 시간을 명시하고 자동 종료 기능을 활용해 행정 처리를 자동화합니다.
3️⃣ 행사 종료 & 성과 분석: 데이터로 가치를 증명하다
행사가 끝나면 냉정한 평가의 시간입니다. 단순한 만족도를 넘어 구체적인 성과를 측정해야 다음 행사의 밑거름이 됩니다.
① 참가 대상별 맞춤형 만족도 조사
관람객, 스타트업, 대·중견기업, 투자자 등 참가 주체별로 다른 설문지를 발송하여 입체적인 피드백을 확보합니다.
▲ NextRise 2023 참관객 만족도 조사: 일반 방문객을 대상으로 행사 전반에 대한 경험을 묻습니다.
▲ NextRise 2024 행사 만족도 조사: 2024년에도 지속적으로 만족도 조사를 시행하여 연도별 데이터 추이를 관리합니다.
▲ NextRise 2023 참가자 만족도 조사: 설문 첫머리에 "참여한 프로그램(일반 관람, 밋업, 전시 등)"을 선택하게 하여, 응답자 유형에 맞는 맞춤형 질문을 제시합니다.
▲ NextRise 2023 전시 참가기업 만족도 조사: 부스를 운영한 기업들에게는 전시 운영, 참관객 수준, 비즈니스 기회 등에 대한 심도 있는 질문을 던집니다.
② 비즈니스 성과(Meetup) 정량 조사
전시회의 핵심 목표인 비즈니스 매칭 성과를 구체적인 수치로 파악합니다. 이는 행사 성과 보고서의 핵심 데이터가 됩니다.
▲ NextRise 2023 성과 조사(1:1 Meetup): 밋업 참가 기업을 대상으로 실제 미팅 건수, 후속 비즈니스 기회 창출 여부 등을 정량적으로 조사합니다.
③ 엑셀 해방! 클릭 한 번으로 완성되는 통계 보고서
수집된 수천 건의 데이터를 담당자가 직접 엑셀로 취합할 필요가 없습니다. 왈라가 자동으로 분석해 줍니다.
▲ 왈라의 통계 분석 보고서 제공: 일일 응답자 추이, 항목별 응답 분포(원형/막대 차트) 등 시각화된 보고서를 PDF로 바로 다운로드하여 결과 보고서에 활용할 수 있습니다.
Other Best Practices: MICE 분야별 특화 활용
넥스트라이즈 외에도 다양한 박람회가 행사 특성에 맞춰 왈라를 스마트하게 활용하고 있습니다.
2024 대한민국 순환경제 페스티벌: "대용량 파일 수집의 정석"
산업 전시회 특성상 전문적인 설계 도면이나 인증서 파일이 오고 갑니다. 메일함 용량 걱정 없이 안전하게 파일을 받았습니다.
▲ 대한민국 순환경제 페스티벌 참가기업 신청 폼: 부스 3D 조감도, 구조계산서 등 고용량 파일을 업로드 필드로 받고, 주최사 및 협력기관 공유를 위한 제3자 정보 제공 동의를 명확히 받습니다.
2024 대한민국 농업박람회: "연락 두절 없는 현장 DB 구축"
광활한 박람회장에서 담당자와 연락이 닿지 않으면 운영에 차질이 생깁니다. 비상 상황을 대비한 이중 연락망을 구축했습니다.
▲ 대한민국 농업박람회 서류 제출 안내 및 체크리스트 폼: 주 담당자뿐만 아니라 '담당자 2'의 정보까지 필수로 입력받아 현장 소통 채널을 다중화하고, 입력 포맷 가이드를 제공해 DB 정확도를 높였습니다.
AWS 코리아의 B2B 타겟 마케팅을 위한 정밀 신청 폼
특정 기업 고객이나 파트너를 대상으로 하는 세미나는 참가자의 정확한 프로필 확보가 핵심입니다. AWS 코리아는 파트너 데이 및 무료 교육 신청 과정에서 왈라를 활용해 정밀한 B2B DB를 구축했습니다.
▲ AWS Korea 행사 신청 폼: 영문 이름, 회사 이메일, 핸드폰 번호 등 필수 정보의 입력 포맷을 명확히 제한하여 데이터 오염을 방지합니다. 특히 행사에 기대하는 바를 사전 수집하여 세션 만족도를 높이는 빌드업으로 활용합니다.
두산디지털이노베이션의 대형 IT 박람회 맞춤형 고품질 리드 수집
인파가 몰리는 AWS Summit Seoul 현장에서 두산디지털이노베이션은 잠재 고객의 정보를 빠르고 정확하게 분류하기 위해 왈라를 도입했습니다.
▲ 두산디지털이노베이션 개인정보 수집 폼: 현장 이벤트 참여자의 성함과 연락처뿐만 아니라 소속 산업군, 담당 직무(개발자, 데이터/AI, 보안 등), 회사 규모를 객관식 선택형으로 설계했습니다. 이를 통해 행사 종료 후 타겟별로 정교한 맞춤형 비즈니스 팔로우업이 가능해집니다.
AMWC Korea의 글로벌 학술대회를 위한 만족도 조사
세계적인 미용 안티에이징 학회인 AMWC Korea는 해외 연사 및 글로벌 참가자들의 피드백을 놓치지 않기 위해 한국어와 영어가 완벽히 지원되는 만족도 조사 폼을 구성했습니다.
▲ AMWC Korea 컨퍼런스 만족도 조사: 글로벌 연사를 대상으로 학술 프로그램의 수준, 주최측과의 커뮤니케이션 만족도를 5단계 척도로 정량화하여 측정합니다. 주관식 문항을 함께 배치해 향후 학회 발전을 위한 고품질의 정성적 피드백까지 한 번에 수집합니다.
성공적인 행사는 깔끔한 데이터에서 시작됩니다.
참가 기업 모집부터 부스 준비, 현장 운영, 그리고 최종 결과 보고서까지.
전시/박람회 담당자의 야근을 줄여주는 가장 확실한 파트너, 왈라 Walla 입니다.
행사 전주기 데이터 흐름 일원화
대용량 파일 및 대규모 트래픽 안정적 처리
클릭으로 끝나는 자동 통계 분석 보고서
지금 바로 왈라와 함께 다음 행사의 성공 데이터를 설계해 보세요.
