Quá trình giúp nhân viên mới thích ứng tốt với tổ chức và nhanh chóng làm quen với công việc là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Quá trình hỗ trợ này được gọi là ‘Onboarding’, đây là khoảnh khắc quyết định ấn tượng đầu tiên của nhân viên mới về công ty, đồng thời đóng vai trò to lớn trong việc giúp họ hiểu văn hóa tổ chức và cảm thấy thân thuộc. Quá trình Onboarding càng có hệ thống và tích cực thì càng giúp nhân viên mới có định hướng rõ ràng về vai trò của mình trong môiG trường mới, và có khả năng cao sẽ dẫn đến những thành quả lớn hơn. Tuy nhiên, nếu không được vận hành một cách hiệu quả, họ sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng với tổ chức. Do đó, Onboarding không chỉ là một quy trình đơn thuần mà còn là một phần của trải nghiệm nhân viên, một yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Mối quan hệ giữa Onboarding và Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience, EX)

Như đã đề cập ở bài trước, Trải nghiệm Nhân viên (EX) là toàn bộ những kinh nghiệm mà nhân viên trải qua tại công ty. Trong đó, Onboarding chính là trải nghiệm nhân viên đầu tiên của một người mới. Một quy trình Onboarding thành công sẽ tạo ra ấn tượng đầu tiên tích cực cho nhân viên mới, và điều này có ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm nhân viên về lâu dài. Đặc biệt, cốt lõi của quá trình Onboarding là truyền đạt một cách hiệu quả tầm nhìn, giá trị của công ty và giúp nhân viên mới hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức. Điều này giúp nâng cao sự tin tưởng và cảm giác thân thuộc đối với tổ chức, và xa hơn nữa là dẫn đến những thành quả thành công của tổ chức.

Xây dựng một quy trình Onboarding thành công hoàn chỉnh bằng Khảo sát

Để có một quy trình Onboarding hiệu quả, điều quan trọng là người quản lý nhân sự phải nắm bắt rõ những gì nhân viên mới cần. Khảo sát có thể được tận dụng như một phương pháp để cải thiện quá trình Onboarding. Khảo sát rất hữu ích trong việc xác định những lĩnh vực mà nhân viên mới thực sự cần giúp đỡ, mức độ hài lòng của họ, và những điểm cần cải thiện. Đặc biệt, việc lắng nghe tiếng nói của nhân viên mới ngay từ giai đoạn đầu của Onboarding đóng một vai trò to lớn trong việc mang lại cho họ cảm giác làm chủ công ty bằng cách tạo cơ hội tham gia. Ví dụ, việc tiến hành khảo sát sau khi Onboarding nhân viên mới là một cách hiệu quả để thu thập kinh nghiệm thực tế và các yêu cầu cải thiện. Dựa trên dữ liệu thu thập được này, bạn có thể thiết kế một chương trình Onboarding hiệu quả nhằm mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Đây là một cuộc khảo sát mà tính liên tục là cốt lõi, chứ không phải là một lần duy nhất. Vì vậy, Walla đề xuất phễu khảo sát sau đây cho các doanh nghiệp muốn cải thiện trải nghiệm nhân viên.

1. Khảo sát sơ bộ thông qua khảo sát

Bước đầu tiên để thiết kế Onboarding là sử dụng phương pháp khảo sát để tìm hiểu trước những điều mà nhân viên mới cần nhất trong giai đoạn đầu gia nhập công ty. Bằng cách khảo sát về kinh nghiệm trước khi vào làm, những kỳ vọng đối với công ty, v.v., bạn có thể biết trước được nhân viên mới muốn được giúp đỡ ở những điểm nào. Như vậy, thông qua cuộc khảo sát ban đầu này, bạn có thể lên kế hoạch cho một chương trình Onboarding được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của nhân viên mới.

2. Thu thập phản hồi thông qua khảo sát định kỳ

Tiếp theo, vì sau khi vào làm, nhân viên sẽ có những trải nghiệm mới, bạn cần phải thu thập ý kiến của họ bằng cách khảo sát định kỳ về những trải nghiệm đa dạng mà họ cảm nhận được trong quá trình thích ứng. Ví dụ, tốt nhất là nên tiến hành khảo sát theo từng khoảng thời gian như sau tuần đầu tiên, một tháng, ba tháng, để nắm bắt sự thay đổi trong trải nghiệm của nhân viên mới. Phản hồi định kỳ sẽ trở thành một tiêu chuẩn để đánh giá sự thành công của quá trình Onboarding và giúp bạn nhanh chóng xác định được những phần cần cải thiện.

3. Đánh giá thông qua khảo sát sau khi Onboarding

Việc tiến hành một cuộc khảo sát đánh giá cuối cùng sau khi quá trình Onboarding kết thúc cũng rất quan trọng. Bằng cách hỏi ý kiến của nhân viên mới về những gì họ cảm nhận được trong suốt quá trình Onboarding, mức độ hài lòng, và phương hướng phát triển trong tương lai, bạn mới có thể thực sự đánh giá được sự thành công của chương trình Onboarding. Đặc biệt, thông qua những ý kiến thẳng thắn của nhân viên mới, bạn có thể tạo ra một chương trình Onboarding được cải thiện hơn cho lần sau.

Như đã nói ở trên, việc Onboarding nhân viên mới có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Do đó, cần phải xây dựng một chương trình Onboarding có hệ thống và quan tâm đến việc bổ sung liên tục. Nếu bạn thể hiện sự tôn trọng và tin tưởng đối với nhân viên bằng cách lắng nghe những ý kiến thẳng thắn qua khảo sát và phản ánh chúng, lòng trung thành của họ đối với công ty sẽ tự nhiên theo sau.

Tất nhiên, các cuộc khảo sát được tiến hành để xây dựng một chương trình Onboarding thành công cũng cần sự quan tâm lớn. Một thiết kế khảo sát chuyên dụng mang bản sắc và mục tiêu của doanh nghiệp thay vì một thiết kế chung chung, một công cụ phân tích có thể phân tích dữ liệu của nhân viên một cách chi tiết hơn, và cả việc nắm bắt những insight vô hình. Để quá trình xây dựng thành công này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tại sao bạn không thử sử dụng Walla?