人資 (HR) 部門是企業最重要資產——「人才」的守護者。這也意味著，您每天都在處理公司最敏感的資訊：員工與求職者的個人資料。
從收到第一封履歷，到員工在職期間的績效評估，再到最後的離職手續，整個員工生命週期的每一個環節，都與台灣的《個人資料保護法》（PDPA）息息相關。管理不當不僅會帶來法律風險，更會損害員工對公司的信任。
這份實務指南將依據員工生命週期的三個主要階段，為台灣的 HR 團隊提供具體的個資保護行動方針，幫助您自信、合規地處理人才數據。
第一階段：招募與聘用 (Recruiting & Hiring)
這是建立信任的第一個接觸點。專業且合規的流程，能給予求職者良好的第一印象。
挑戰： 透過 Email 接收格式各異的履歷，手動整理至 Excel，不僅效率低落，也容易發生資料遺失或管理不當的風險。
實務方針：
使用標準化的線上應徵表單： 建立一個官方的線上應徵表單，取代 Email 收件。這能確保您從一開始就以結構化的方式，僅蒐集必要的資訊。
明確告知蒐集目的： 在表單上清楚說明，蒐集這些資料的目的僅為「本次招募評選之用」。
處理未錄取者的資料： 對於未錄取的求職者，應在招募流程結束後，依據公司政策（例如：保留 6 個月以便未來職缺聯繫）或當事人要求，進行資料的刪除。若希望保留，務必取得當事人的明確同意。
第二階段：到職與在職期間 (Onboarding & Employment)
員工入職後，HR 部門會經手更多敏感的個人資料，管理的責任也更為重大。
挑戰： 員工的薪資、績效、健康狀況等敏感資料散落在不同的檔案中，存取權限管理不易。
實務方針：
資料最小化原則： 只蒐集與勞動合約、薪資發放、保險等直接相關的必要資料。
安全的資料儲存： 將紙本文件數位化，並與其他數位資料一同儲存在設有嚴格存取權限的系統中。避免使用個人電腦的 Excel 檔案來管理敏感的人事資料。
存取權限控管： 建立角色導向的存取控制（RBAC），確保只有被授權的 HR 人員才能瀏覽薪資、績效評估等敏感資訊。
匿名的員工意見調查： 進行員工滿意度或意見調查時，使用能確保匿名的工具，以鼓勵員工提出真實的回饋。
第三階段：離職與退保 (Resignation & Offboarding)
員工的旅程結束時，HR 的個資保護責任並未結束。
挑戰： 未能及時刪除離職員工的資料，或未能安全地處理離職面談中的敏感回饋。
實務方針：
建立資料刪除政策： 根據勞動法規要求的資料保存年限（如薪資發放紀錄等），建立明確的離職員工資料刪除排程與流程。
安全的離職面談紀錄： 使用安全的線上表單進行離職面談，確保回饋內容被妥善記錄與保護。
即時的權限移除： 員工離職當天，務必確保其對所有公司系統（Email, 內部網路等）的存取權限已被完全移除。
HR 的新角色 — 從管理者到信賴的守護者
現代 HR 的角色，已從傳統的行政管理者，演變為建立組織信任文化的核心守護者。而尊重並保護員工的個人資料，正是建立這份信任的基石。
一個合規、透明且尊重員工的資料處理流程，能改善從招募到離職的整體員工體驗（EX）。Walla 提供了 HR 團隊在員工生命週期中所需的各種安全、合規的表單工具。從客製化的應徵表單到匿名的員工意見調查，Walla 幫助您將繁瑣的行政工作自動化，讓您能更專注於真正重要的事情：打造一個卓越的團隊與值得信賴的企業文化。
延伸閱讀：
人資 (HR) 部門是企業最重要資產——「人才」的守護者。這也意味著，您每天都在處理公司最敏感的資訊：員工與求職者的個人資料。
從收到第一封履歷，到員工在職期間的績效評估，再到最後的離職手續，整個員工生命週期的每一個環節，都與台灣的《個人資料保護法》（PDPA）息息相關。管理不當不僅會帶來法律風險，更會損害員工對公司的信任。
這份實務指南將依據員工生命週期的三個主要階段，為台灣的 HR 團隊提供具體的個資保護行動方針，幫助您自信、合規地處理人才數據。
第一階段：招募與聘用 (Recruiting & Hiring)
這是建立信任的第一個接觸點。專業且合規的流程，能給予求職者良好的第一印象。
挑戰： 透過 Email 接收格式各異的履歷，手動整理至 Excel，不僅效率低落，也容易發生資料遺失或管理不當的風險。
實務方針：
使用標準化的線上應徵表單： 建立一個官方的線上應徵表單，取代 Email 收件。這能確保您從一開始就以結構化的方式，僅蒐集必要的資訊。
明確告知蒐集目的： 在表單上清楚說明，蒐集這些資料的目的僅為「本次招募評選之用」。
處理未錄取者的資料： 對於未錄取的求職者，應在招募流程結束後，依據公司政策（例如：保留 6 個月以便未來職缺聯繫）或當事人要求，進行資料的刪除。若希望保留，務必取得當事人的明確同意。
第二階段：到職與在職期間 (Onboarding & Employment)
員工入職後，HR 部門會經手更多敏感的個人資料，管理的責任也更為重大。
挑戰： 員工的薪資、績效、健康狀況等敏感資料散落在不同的檔案中，存取權限管理不易。
實務方針：
資料最小化原則： 只蒐集與勞動合約、薪資發放、保險等直接相關的必要資料。
安全的資料儲存： 將紙本文件數位化，並與其他數位資料一同儲存在設有嚴格存取權限的系統中。避免使用個人電腦的 Excel 檔案來管理敏感的人事資料。
存取權限控管： 建立角色導向的存取控制（RBAC），確保只有被授權的 HR 人員才能瀏覽薪資、績效評估等敏感資訊。
匿名的員工意見調查： 進行員工滿意度或意見調查時，使用能確保匿名的工具，以鼓勵員工提出真實的回饋。
第三階段：離職與退保 (Resignation & Offboarding)
員工的旅程結束時，HR 的個資保護責任並未結束。
挑戰： 未能及時刪除離職員工的資料，或未能安全地處理離職面談中的敏感回饋。
實務方針：
建立資料刪除政策： 根據勞動法規要求的資料保存年限（如薪資發放紀錄等），建立明確的離職員工資料刪除排程與流程。
安全的離職面談紀錄： 使用安全的線上表單進行離職面談，確保回饋內容被妥善記錄與保護。
即時的權限移除： 員工離職當天，務必確保其對所有公司系統（Email, 內部網路等）的存取權限已被完全移除。
HR 的新角色 — 從管理者到信賴的守護者
現代 HR 的角色，已從傳統的行政管理者，演變為建立組織信任文化的核心守護者。而尊重並保護員工的個人資料，正是建立這份信任的基石。
一個合規、透明且尊重員工的資料處理流程，能改善從招募到離職的整體員工體驗（EX）。Walla 提供了 HR 團隊在員工生命週期中所需的各種安全、合規的表單工具。從客製化的應徵表單到匿名的員工意見調查，Walla 幫助您將繁瑣的行政工作自動化，讓您能更專注於真正重要的事情：打造一個卓越的團隊與值得信賴的企業文化。
延伸閱讀：
人資 (HR) 部門是企業最重要資產——「人才」的守護者。這也意味著，您每天都在處理公司最敏感的資訊：員工與求職者的個人資料。
從收到第一封履歷，到員工在職期間的績效評估，再到最後的離職手續，整個員工生命週期的每一個環節，都與台灣的《個人資料保護法》（PDPA）息息相關。管理不當不僅會帶來法律風險，更會損害員工對公司的信任。
這份實務指南將依據員工生命週期的三個主要階段，為台灣的 HR 團隊提供具體的個資保護行動方針，幫助您自信、合規地處理人才數據。
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實務方針：
使用標準化的線上應徵表單： 建立一個官方的線上應徵表單，取代 Email 收件。這能確保您從一開始就以結構化的方式，僅蒐集必要的資訊。
明確告知蒐集目的： 在表單上清楚說明，蒐集這些資料的目的僅為「本次招募評選之用」。
處理未錄取者的資料： 對於未錄取的求職者，應在招募流程結束後，依據公司政策（例如：保留 6 個月以便未來職缺聯繫）或當事人要求，進行資料的刪除。若希望保留，務必取得當事人的明確同意。
第二階段：到職與在職期間 (Onboarding & Employment)
員工入職後，HR 部門會經手更多敏感的個人資料，管理的責任也更為重大。
挑戰： 員工的薪資、績效、健康狀況等敏感資料散落在不同的檔案中，存取權限管理不易。
實務方針：
資料最小化原則： 只蒐集與勞動合約、薪資發放、保險等直接相關的必要資料。
安全的資料儲存： 將紙本文件數位化，並與其他數位資料一同儲存在設有嚴格存取權限的系統中。避免使用個人電腦的 Excel 檔案來管理敏感的人事資料。
存取權限控管： 建立角色導向的存取控制（RBAC），確保只有被授權的 HR 人員才能瀏覽薪資、績效評估等敏感資訊。
匿名的員工意見調查： 進行員工滿意度或意見調查時，使用能確保匿名的工具，以鼓勵員工提出真實的回饋。
第三階段：離職與退保 (Resignation & Offboarding)
員工的旅程結束時，HR 的個資保護責任並未結束。
挑戰： 未能及時刪除離職員工的資料，或未能安全地處理離職面談中的敏感回饋。
實務方針：
建立資料刪除政策： 根據勞動法規要求的資料保存年限（如薪資發放紀錄等），建立明確的離職員工資料刪除排程與流程。
安全的離職面談紀錄： 使用安全的線上表單進行離職面談，確保回饋內容被妥善記錄與保護。
即時的權限移除： 員工離職當天，務必確保其對所有公司系統（Email, 內部網路等）的存取權限已被完全移除。
HR 的新角色 — 從管理者到信賴的守護者
現代 HR 的角色，已從傳統的行政管理者，演變為建立組織信任文化的核心守護者。而尊重並保護員工的個人資料，正是建立這份信任的基石。
一個合規、透明且尊重員工的資料處理流程，能改善從招募到離職的整體員工體驗（EX）。Walla 提供了 HR 團隊在員工生命週期中所需的各種安全、合規的表單工具。從客製化的應徵表單到匿名的員工意見調查，Walla 幫助您將繁瑣的行政工作自動化，讓您能更專注於真正重要的事情：打造一個卓越的團隊與值得信賴的企業文化。
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