For organizations operating within Nova Scotia's public sector, the Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIPOP) is the cornerstone of data governance. This legislation outlines the critical rules for how public bodies collect, use, and protect the personal information of Nova Scotians, balancing public access to information with the fundamental right to privacy.

It is vital to understand the scope of this law: FOIPOP applies specifically to public bodies, which include provincial government departments, universities, school boards, health authorities, and municipalities. Private-sector organizations in Nova Scotia are generally governed by the federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

This guide is designed for public bodies and their service providers to navigate the privacy obligations of FOIPOP, particularly when using modern tools like online forms for data collection.

Core Privacy Obligations Under Nova Scotia's FOIPOP

FOIPOP mandates a high standard of care for personal information. Here are the key principles your organization must follow.

1. Authorized Collection with Clear Notice

A public body may only collect personal information if it has the legal authority to do so. Furthermore, when collecting information directly from an individual, you must provide a clear notice that includes:

• The purpose for which the information is being collected.

• The legal authority for the collection.

• Contact information for an official who can answer questions about the collection.

2. Implementing Reasonable Security Safeguards

Protecting personal information from unauthorized access, use, or disclosure is a legal duty. FOIPOP requires public bodies to make "reasonable security arrangements" to secure the data in their custody. Key technical safeguards for digital data include:

• End-to-end encryption (both for data in transit and at rest).

• Strong access controls to limit access to authorized personnel on a "need-to-know" basis.

• Detailed audit trails to monitor and record data access.

3. Use and Disclosure Limitations

Personal information can generally only be used for the purpose for which it was collected, or for a use that is consistent with that purpose. Disclosure to third parties is strictly limited and governed by specific provisions within the Act.

4. Data Residency and Cross-Border Transfers

While FOIPOP itself does not contain an explicit, strict "in-Canada" data storage requirement like some other provincial laws historically did, many Nova Scotian public bodies—especially in the health sector under the Personal Health Information Act (PHIA)—operate under policies that require personal information to be stored within Canada. When using a service provider, the contract must ensure the provider protects the information in a manner consistent with FOIPOP standards, regardless of where the data is stored.

5. Respecting Individual Rights

FOIPOP grants individuals the right to access their own personal information held by a public body and the right to request corrections to ensure its accuracy.

How Walla Form Can Be a Partner in FOIPOP Compliance

For public bodies using online forms, choosing a platform designed for security and control is paramount. Walla Form provides features that help you meet your FOIPOP obligations.

• Enabling Clear Notice of Collection: With Walla, you can easily add descriptive text, consent fields, and links directly on your forms. This ensures you can provide the clear, upfront notice required by FOIPOP before individuals submit their information.

• Providing Robust Security Safeguards: Walla helps you meet your "reasonable security" duty with foundational features like end-to-end encryption for all data in transit and at rest, protecting sensitive information from unauthorized access.

• Supporting Data Governance and Residency Policies: For organizations with specific data residency needs, Walla's commitment to security and transparent data management practices, along with data storage options on select plans, can help you meet your policy and contractual requirements.

• Controlling Access with Granular Permissions: Our platform's role-based access controls and detailed audit logs are essential tools for managing internal access to information and maintaining a clear record of data handling activities.

Conclusion: Building Public Trust Through Privacy

Compliance with Nova Scotia's FOIPOP is a fundamental aspect of maintaining public trust. It requires a commitment to transparent and secure data handling practices. By choosing a partner like Walla Form that builds security and privacy into its core, you can streamline your data collection processes while upholding your duty to protect the personal information of Nova Scotians.

Disclaimer: This article is for informational purposes only and is not a substitute for legal advice. Public bodies should consult with their legal counsel or privacy officer to ensure full compliance with FOIPOP and other applicable legislation.

Un guide de la LAIPOVP de la N.-É. : Collecte de données sécurisée pour les organismes publics

Pour les organisations du secteur public de la Nouvelle-Écosse, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPOVP) est la pierre angulaire de la gouvernance des données. Cette loi régit la manière dont les organismes publics collectent, utilisent et protègent les renseignements personnels des Néo-Écossais.

Il est essentiel de noter que la LAIPOVP s'applique spécifiquement aux organismes publics (ministères, universités, hôpitaux, etc.). Le secteur privé est généralement régi par la loi fédérale LPRPDE (PIPEDA). Ce guide est destiné aux organismes publics et à leurs fournisseurs de services.

Obligations fondamentales en matière de protection de la vie privée en vertu de la LAIPOVP

1. Collecte autorisée avec un avis clair

Un organisme public ne peut collecter des renseignements personnels que s'il a l'autorité légale de le faire et doit fournir un avis clair sur le but de la collecte.

2. Mettre en œuvre des mesures de sécurité raisonnables

La LAIPOVP exige des « arrangements de sécurité raisonnables » pour protéger les données. Cela inclut le chiffrement de bout en bout, des contrôles d'accès stricts et des pistes de vérification.

3. Limitations d'utilisation et de divulgation

Les renseignements personnels ne peuvent généralement être utilisés que dans le but pour lequel ils ont été collectés.

4. Résidence des données et transferts transfrontaliers

Bien que la LAIPOVP ne contienne pas d'exigence stricte de stockage « au Canada uniquement », de nombreux organismes publics (en particulier dans le secteur de la santé) ont des politiques qui l'exigent. Les contrats avec les fournisseurs de services doivent garantir la protection des données conformément à la LAIPOVP.

5. Respect des droits individuels

La loi accorde aux individus le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et de demander des corrections.

Comment Walla Form peut être un partenaire dans la conformité à la LAIPOVP

• Permettre un avis de collecte clair : Walla vous permet d'ajouter facilement du texte descriptif sur vos formulaires pour fournir l'avis requis.

• Fournir des mesures de sécurité robustes : Nous vous aidons à respecter votre devoir de « sécurité raisonnable » grâce à un chiffrement de bout en bout.

• Soutenir les politiques de résidence des données : Les options de stockage de données de Walla sur certains plans peuvent vous aider à répondre à vos exigences contractuelles et politiques.

• Contrôler l'accès : Nos contrôles d'accès basés sur les rôles et nos journaux de vérification sont des outils essentiels pour gérer l'accès interne.

Conclusion : Bâtir la confiance du public par la protection de la vie privée

La conformité à la LAIPOVP est fondamentale pour maintenir la confiance du public. En choisissant un partenaire comme Walla Form, vous pouvez rationaliser vos processus tout en respectant votre devoir de protéger les renseignements personnels des Néo-Écossais.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne remplace pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur conseiller juridique ou leur responsable de la protection de la vie privée pour assurer une pleine conformité à la LAIPOVP.