For organizations in British Columbia, navigating the landscape of data privacy means understanding a crucial piece of legislation: the Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIPPA). This law sets the rules for how public bodies in BC handle personal information, and it has significant implications for how they use modern digital tools, including online forms.

It's important to note a key distinction: FIPPA applies to public bodies (government ministries, universities, hospitals, etc.), while private sector organizations are generally governed by the Personal Information Protection Act (PIPA).

This guide is for public bodies—and the service providers who work with them—to understand the core privacy obligations of FIPPA and how a secure platform like Walla Form can be a key partner in compliance.

Key Privacy Obligations Under FIPPA

FIPPA establishes a high standard for protecting the personal information of British Columbians. Here are the core requirements you need to know, especially when collecting data online.

1. The Data Residency Rule (and its Modernization)

Historically, FIPPA was famous for its strict rule requiring all personal information held by public bodies to be stored and accessed only within Canada.

• The Big Change: Recent amendments have modernized this rule. Now, public bodies can store personal information outside of Canada, but only if they have conducted a Privacy Impact Assessment (PIA) and ensured that appropriate privacy protections are in place through contracts and other measures. This change makes it possible for BC public bodies to use leading global cloud services, provided due diligence is done.

2. Conducting Privacy Impact Assessments (PIAs)

A PIA is a formal process to identify and manage privacy risks. Under FIPPA, a PIA is mandatory for any new system, project, or activity, and is especially critical when planning to store personal information outside of Canada. It involves systematically analyzing how your project impacts individual privacy and ensuring measures are in place to mitigate any risks.

3. Providing Clear Notice of Collection

When you collect personal information using a form, FIPPA requires you to provide a clear notice to the individual. This notice must include:

• The purpose for which the information is being collected.

• The legal authority for the collection.

• The contact information of a person who can answer questions about the collection.

4. Ensuring Reasonable Security Safeguards

Public bodies are legally required to protect personal information from unauthorized access, use, or disclosure. This means implementing "reasonable security arrangements." In a digital context, this includes:

• End-to-end encryption (both in transit and at rest).

• Strong access controls to ensure only authorized personnel can view the data.

• Detailed audit trails to track who has accessed the information.

How Walla Form Supports Your FIPPA Compliance Strategy

Choosing the right tools is essential for meeting FIPPA's high standards. Walla Form is designed with the security, control, and transparency needed to help public bodies and their partners collect data responsibly.

• Robust Security as a Foundation: Walla ensures that all data submitted through our forms is protected with end-to-end encryption. This provides a fundamental security safeguard required by FIPPA.

• Control and Transparency for PIAs: The modernization of FIPPA’s data residency rules requires robust due diligence. Walla's commitment to security and transparency, along with data residency options on select plans, provides the control and information you need to support your PIAs and demonstrate that strong privacy protections are in place.

• Granular Access Controls and Auditing: Our platform’s role-based access controls help you enforce the "need-to-know" principle. Detailed audit logs provide the accountability needed to track data access and maintain a secure environment.

• Clear Notice on Your Forms: With Walla, you can easily add detailed descriptions and consent fields to your forms, ensuring you provide the clear notice of collection required by FIPPA before an individual submits their information.

Conclusion: Serve the Public with Trust

FIPPA compliance is a continuous commitment to protecting the privacy of British Columbians. While the law sets a high bar, its recent modernization opens the door to using best-in-class digital tools. By choosing a security-conscious partner like Walla Form, you can navigate these requirements effectively, streamline your data collection, and continue to serve the public with confidence and trust.

Disclaimer: This article is for informational purposes only and does not constitute legal advice. Public bodies should consult with their legal counsel or privacy officer to ensure full compliance with FIPPA.

Un guide pratique de la FIPPA de la C.-B. : Collecter des données en toute confiance pour les organismes publics

Pour les organisations de la Colombie-Britannique, naviguer dans le paysage de la protection des données signifie comprendre une législation cruciale : la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (FIPPA). Cette loi établit les règles de traitement des renseignements personnels par les organismes publics de la C.-B. et a des implications importantes sur leur utilisation des outils numériques modernes, y compris les formulaires en ligne.

Il est important de noter une distinction clé : la FIPPA s'applique aux organismes publics (ministères, universités, hôpitaux, etc.), tandis que les organisations du secteur privé sont généralement régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels (PIPA).

Ce guide s'adresse aux organismes publics — et aux fournisseurs de services qui travaillent avec eux — pour comprendre les obligations fondamentales de la FIPPA en matière de protection de la vie privée et comment une plateforme sécurisée comme Walla Form peut être un partenaire clé pour la conformité.

Obligations fondamentales en matière de protection de la vie privée en vertu de la FIPPA

1. La règle sur la résidence des données (et sa modernisation)

Auparavant, la FIPPA exigeait que tous les renseignements personnels soient stockés et consultés uniquement au Canada.

• Le grand changement : Des modifications récentes ont modernisé cette règle. Désormais, les organismes publics peuvent stocker des renseignements personnels à l'extérieur du Canada, mais seulement s'ils ont mené une Évaluation des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ÉFVP) et se sont assurés que des protections adéquates sont en place.

2. Mener des Évaluations des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ÉFVP)

Une ÉFVP est obligatoire pour tout nouveau projet et est particulièrement essentielle lors de la planification du stockage de renseignements personnels à l'extérieur du Canada.

3. Fournir un avis de collecte clair

La FIPPA exige que vous informiez les individus du but de la collecte, de l'autorité légale et des coordonnées d'une personne-ressource.

4. Assurer des mesures de sécurité raisonnables

Les organismes publics doivent protéger les renseignements personnels. Cela inclut le chiffrement de bout en bout, des contrôles d'accès stricts et des pistes de vérification détaillées.

Comment Walla Form soutient votre stratégie de conformité à la FIPPA

• Sécurité robuste : Walla assure un chiffrement de bout en bout pour toutes les données soumises.

• Contrôle et transparence pour les ÉFVP : L'engagement de Walla en matière de sécurité et les options de résidence des données sur certains plans vous donnent le contrôle nécessaire pour soutenir vos ÉFVP.

• Contrôles d'accès granulaires et vérification : Nos contrôles d'accès basés sur les rôles et nos journaux de vérification détaillés vous aident à maintenir la responsabilité.

• Avis clair sur vos formulaires : Avec Walla, vous pouvez facilement ajouter des descriptions détaillées pour fournir l'avis de collecte requis par la FIPPA.

Conclusion : Servir le public en toute confiance

La conformité à la FIPPA est un engagement continu. En choisissant un partenaire soucieux de la sécurité comme Walla Form, vous pouvez naviguer efficacement dans ces exigences et continuer à servir le public avec confiance et assurance.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Les organismes publics doivent consulter leur conseiller juridique ou leur responsable de la protection de la vie privée pour assurer une pleine conformité à la FIPPA.