Dans un monde de plus en plus numérique, la protection des données personnelles est devenue une priorité absolue. Suivant les traces du RGPD en Europe, le Québec a modernisé son cadre législatif avec la Loi 25, anciennement connue sous le nom de projet de loi 64. Cette loi a des implications significatives pour toute entreprise qui collecte, utilise ou communique les renseignements personnels des résidents du Québec, peu importe où l'entreprise est située.

Chez Walla, nous comprenons que naviguer dans ces nouvelles réglementations peut sembler complexe. C'est pourquoi nous avons créé ce guide pour vous aider à comprendre les exigences clés de la Loi 25 et comment vous pouvez vous y préparer.

Qu'est-ce que la Loi 25 ?

La Loi 25, officiellement intitulée « Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels », vise à donner aux citoyens québécois un meilleur contrôle sur leurs données personnelles. Entrée en vigueur par phases successives, toutes ses dispositions sont désormais applicables depuis 2024. Elle impose de nouvelles responsabilités strictes aux entreprises et prévoit des sanctions sévères en cas de non-conformité.

Exigences clés de la Loi 25 pour votre entreprise

1. Désigner un Responsable de la protection des renseignements personnels

   Par défaut, le PDG de l'entreprise est le responsable, mais ce rôle peut être délégué par écrit. Le titre et les coordonnées de cette personne doivent être publiés sur le site web de votre entreprise. Cette personne supervise la conformité à la Loi 25.

2. Obtenir un consentement clair et manifeste

   Le consentement doit être demandé de manière claire, libre, éclairée et pour des fins spécifiques. Les cases pré-cochées dans vos formulaires ne sont plus valables. Vous devez expliquer en termes simples pourquoi vous collectez les données et comment elles seront utilisées.

   • Pour les renseignements personnels sensibles, le consentement doit être « manifeste », c'est-à-dire encore plus explicite.

3. Réaliser des Évaluations des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ÉFVP)

   Une ÉFVP est requise avant de lancer tout nouveau projet (système d'information, service électronique) impliquant des renseignements personnels, ou avant de communiquer des données en dehors du Québec. Cette évaluation aide à identifier et à atténuer les risques pour la vie privée.

4. Déclarer les incidents de confidentialité

   En cas d'incident (par exemple, une fuite de données) présentant un « risque de préjudice sérieux », vous avez une double obligation : notifier la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées. Vous devez également tenir un registre de tous les incidents, même ceux ne présentant pas de risque de préjudice sérieux.

5. Respecter les nouveaux droits des individus

   La Loi 25 renforce les droits des personnes, notamment :

   • Le droit à la désindexation (droit à l'oubli) : Les individus peuvent demander que leur nom soit dissocié d'un hyperlien.

   • Le droit à la portabilité des données : Les individus peuvent demander à recevoir une copie informatisée de leurs renseignements personnels.

Comment Walla peut vous aider à vous préparer

Se conformer à la Loi 25 exige une combinaison de bonnes politiques et des outils adéquats. Un constructeur de formulaires sécurisé et flexible est essentiel.

• Consentement granulaire : Avec Walla, vous pouvez facilement créer des champs de consentement clairs avec des cases à cocher non présélectionnées, et fournir des liens directs vers votre politique de confidentialité.

• Sécurité des données : Walla assure que toutes les données soumises via les formulaires sont cryptées en transit et au repos, une exigence fondamentale pour protéger les renseignements personnels.

Conclusion

La Loi 25 du Québec est plus qu'une simple réglementation ; c'est un signal clair que la confiance des clients et la protection des données sont au cœur des affaires modernes. En prenant des mesures proactives pour vous conformer, vous protégez non seulement votre entreprise contre des amendes importantes, mais vous renforcez également votre réputation en tant qu'organisation digne de confiance.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez consulter un professionnel du droit qualifié pour vous assurer que les pratiques de votre organisation sont entièrement conformes à la Loi 25 et à toute autre réglementation applicable.

Quebec's Law 25 (Formerly Bill 64): Are You Ready? An Essential Guide for Your Business

In an increasingly digital world, the protection of personal data has become a top priority. Following in the footsteps of GDPR in Europe, Quebec has modernized its legislative framework with Law 25, formerly known as Bill 64. This law has significant implications for any business that collects, uses, or shares the personal information of Quebec residents, regardless of where the business is located.

At Walla, we understand that navigating these new regulations can seem complex. That's why we've created this guide to help you understand the key requirements of Law 25 and how you can prepare.

What is Law 25?

Law 25, officially titled "An Act to modernize legislative provisions as regards the protection of personal information," aims to give Quebec citizens greater control over their personal data. Implemented in successive phases, all its provisions are now in force as of 2024. It imposes strict new responsibilities on businesses and includes severe penalties for non-compliance.

Key Requirements of Law 25 for Your Business

1. Appoint a Privacy Officer

   By default, the company's CEO is the designated officer, but this role can be delegated in writing. This person's title and contact information must be published on your company's website. This individual oversees compliance with Law 25.

2. Obtain Clear and Manifest Consent

   Consent must be requested in a clear, free, and informed manner, and for specific purposes. Pre-checked boxes in your forms are no longer valid. You must explain in simple terms why you are collecting the data and how it will be used.

   • For sensitive personal information, consent must be "manifest," meaning even more explicit.

3. Conduct Privacy Impact Assessments (PIAs)

   A PIA is required before launching any new project (information system, electronic service) involving personal information, or before transferring data outside of Quebec. This assessment helps to identify and mitigate privacy risks.

4. Report Confidentiality Incidents

   In the event of an incident (e.g., a data breach) that presents a "risk of serious injury," you have a dual obligation: notify the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) and the affected individuals. You must also maintain a register of all incidents, even those that do not pose a risk of serious injury.

5. Respect New Individual Rights

   Law 25 strengthens individual rights, including:

   • The Right to De-indexation (Right to be Forgotten): Individuals can request that their name be dissociated from a hyperlink.

   • The Right to Data Portability: Individuals can request to receive a computerized copy of their personal information.

How Walla Can Help You Prepare

Complying with Law 25 requires a combination of good policies and the right tools. A secure and flexible form builder is essential.

• Granular Consent: With Walla, you can easily create clear consent fields with un-pre-checked boxes and provide direct links to your privacy policy.

• Data Security: Walla ensures that all data submitted through forms is encrypted in transit and at rest, a fundamental requirement for protecting personal information.

Conclusion

Quebec's Law 25 is more than just a regulation; it's a clear signal that customer trust and data protection are at the heart of modern business. By taking proactive steps to comply, you not only protect your business from significant fines but also strengthen your reputation as a trustworthy organization.

Disclaimer: This article is for informational purposes only and does not constitute legal advice. Please consult with a qualified legal professional to ensure your organization's practices fully comply with Law 25 and any other applicable regulations.