Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân đã chính thức có hiệu lực, tạo ra một khuôn khổ pháp lý hoàn toàn mới cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Đây không chỉ là một quy định pháp lý, mà còn là một cơ hội để xây dựng lòng tin vững chắc với khách hàng trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn bối rối, không biết nên bắt đầu từ đâu để tuân thủ quy định phức tạp này.

Tại Walla, chúng tôi hiểu rằng việc định hướng trong một môi trường pháp lý phức tạp là một thách thức lớn. Chúng tôi tin rằng việc tuân thủ quy định nên là động lực thúc đẩy, chứ không phải rào cản cho sự phát triển. Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra một kế hoạch hành động 7 bước thiết thực này để giúp doanh nghiệp của bạn bắt đầu hành trình tuân thủ một cách có hệ thống.

Bước 1: Phân công Trách nhiệm và Thành lập Đội ngũ

Tuân thủ quy định là một nỗ lực của cả tập thể, không phải là công việc của riêng một cá nhân. Bước đầu tiên là xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc bảo vệ dữ liệu trong tổ chức của bạn.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Chỉ định một cá nhân hoặc thành lập một đội ngũ đa chức năng (bao gồm pháp lý, CNTT, nhân sự, marketing) chịu trách nhiệm về dự án tuân thủ Nghị định 13.

  • Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên.

  • Cung cấp các nguồn lực cần thiết (thời gian, ngân sách, đào tạo) để đội ngũ có thể hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 2: Rà soát và Phân loại Dữ liệu (Data Mapping)

Bạn không thể bảo vệ thứ mà bạn không biết mình đang có. Hãy tiến hành kiểm kê toàn bộ dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp bạn đang xử lý.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Xác định các loại dữ liệu cá nhân bạn thu thập (dữ liệu cơ bản, dữ liệu nhạy cảm).

  • Lập bản đồ dòng chảy dữ liệu: Dữ liệu đến từ đâu (website form, ứng dụng, hợp đồng), được lưu trữ ở đâu, và được chia sẻ với ai?

  • Ghi lại mục đích cụ thể cho từng hoạt động xử lý dữ liệu.

Bước 3: Xem xét Cơ sở pháp lý và Lấy sự Đồng thuận hợp lệ

Nghị định 13 yêu cầu sự đồng thuận rõ ràng của chủ thể dữ liệu cho hầu hết các hoạt động xử lý. Đây là một trong những yêu cầu nghiêm ngặt nhất.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Rà soát lại tất cả các điểm thu thập dữ liệu (form đăng ký, khảo sát) để đảm bảo bạn đang có được sự đồng thuận rõ ràng, tự nguyện và được thông báo đầy đủ từ người dùng.

  • Xây dựng một hệ thống để quản lý và lưu trữ bằng chứng về sự đồng thuận.

  • Cung cấp cho người dùng một cơ chế dễ dàng để rút lại sự đồng thuận của họ.

Bước 4: Chuẩn bị Hồ sơ Đánh giá Tác động (DPIA & TIA)

Đây là một nghĩa vụ hoàn toàn mới và bắt buộc theo Nghị định 13. Doanh nghiệp phải chuẩn bị các hồ sơ này trước khi xử lý hoặc chuyển dữ liệu.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Xây dựng mẫu Hồ sơ Đánh giá Tác động Xử lý Dữ liệu Cá nhân (DPIA).

  • Nếu bạn chuyển dữ liệu ra nước ngoài, hãy chuẩn bị Hồ sơ Đánh giá Tác động Chuyển Dữ liệu Cá nhân ra Nước ngoài (TIA).

  • Các hồ sơ này phải luôn sẵn sàng để nộp cho cơ quan chức năng khi được yêu cầu.

Bước 5: Cập nhật Chính sách và Quy trình Nội bộ

Chính sách của bạn phải phản ánh các yêu cầu của Nghị định 13.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Cập nhật Chính sách Bảo mật (Privacy Policy) của bạn để thông báo cho người dùng về quyền của họ, mục đích xử lý, và các thông tin khác theo yêu cầu.

  • Xây dựng quy trình nội bộ để xử lý các yêu cầu từ chủ thể dữ liệu (ví dụ: yêu cầu truy cập, xóa dữ liệu).

  • Thiết lập quy trình thông báo vi phạm dữ liệu trong vòng 72 giờ cho cơ quan chức năng.

Bước 6: Triển khai các Biện pháp Bảo vệ Kỹ thuật và Tổ chức

Bạn có nghĩa vụ pháp lý phải bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi các rủi ro.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Đảm bảo tất cả dữ liệu cá nhân được mã hóa, cả khi đang truyền (HTTPS) và khi được lưu trữ (at-rest).

  • Triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập chặt chẽ.

  • Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Bước 7: Thực hiện Nghĩa vụ Báo cáo với Cơ quan Chính phủ

Tuân thủ không chỉ là về chính sách nội bộ mà còn về việc báo cáo với cơ quan chức năng.

• Gạch đầu dòng hành động:

  • Nộp các Hồ sơ Đánh giá Tác động (DPIA và TIA) cho Bộ Công an (Cục A05) trong vòng 60 ngày kể từ khi bắt đầu xử lý dữ liệu.

  • Thiết lập lịch để rà soát và cập nhật các hồ sơ này ít nhất một lần mỗi năm.

  • Đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho quy trình thông báo vi phạm trong 72 giờ.

Lời kết

Việc tuân thủ Nghị định 13 là một hành trình liên tục, không phải là một nhiệm vụ chỉ làm một lần. Bằng cách tiếp cận một cách có hệ thống theo các bước trên, doanh nghiệp của bạn không chỉ có thể đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý mà còn xây dựng được niềm tin sâu sắc và bền vững với khách hàng.

Mặc dù kế hoạch này cung cấp một lộ trình rõ ràng, việc có các công cụ phù hợp là rất cần thiết. Một nền tảng được xây dựng với trọng tâm là tuân thủ quy định, như Walla, có thể tự động hóa nhiều yêu cầu kỹ thuật, giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Chúng tôi ở đây để giúp bạn xây dựng niềm tin với khách hàng trong kỷ nguyên bảo mật dữ liệu mới của Việt Nam.

Đọc thêm:

• Bảo mật Dữ liệu trong Kỷ nguyên Đám mây: 5 Nguyên tắc Bảo mật Mọi Doanh nghiệp Việt Nam phải Thực hành

• Thu thập Dữ liệu Khách hàng: 'Tự phát triển' hay 'Sử dụng Giải pháp Chuyên nghiệp'? Đâu là Lựa chọn Thông minh tại Thị trường Việt Nam?

• Đánh giá Tác động Bảo vệ Dữ liệu (DPIA): Vượt trên một Tài liệu Pháp lý, trở thành Công cụ Chẩn đoán Rủi ro Kinh doanh

• Cách thông minh nhất để nhận được 'Sự đồng thuận' của khách hàng Việt Nam: Tuân thủ quy định mà không làm giảm tỷ lệ chuyển đổi

• 'Bản địa hóa Dữ liệu', một Thực tế Không thể Tránh khỏi: Luật An ninh mạng ảnh hưởng đến Doanh nghiệp của bạn như thế nào

• Chuyển Dữ liệu ra Nước ngoài: Ý nghĩa của việc 'Lưu trữ Dữ liệu Gốc tại Việt Nam' và các Giải pháp Thực tế

• Nghị định 13 về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân: Doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu từ đâu?

• Hướng dẫn tuân thủ Nghị định 13 của Việt Nam